FORUM & QUIZ TM 4
Nama : Bella Rosdiana Dewi
NIM : 43216110475
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
TAHUN 2017
A.
Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya
didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif
saat ini
Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah
proyek, namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di
Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada
yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer
harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit
namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk
melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan
dijangkau secara fisik.
Namun dengan kemajuan Information Tekhnology (IT)
koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya
akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang tersebut dapat
melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam
dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam
"kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan
solusi dalammelakukan koordinasi melalui IT adalah dengan membuat kantor maya
(virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang
dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.
Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja”
yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real,
dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan
lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual
office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang
komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasimutlak
harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini
akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan
baik.
Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan
dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual
dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual).
Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke
kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal
dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan
yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA
untukmemudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan
di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai,
maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya.
B.
Bidang aplikasi
Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di
implementasikan pada perkantoran modern saat ini
1.
Aplikasi
Otomatisasi Kantor (Office Automation/OA) :
·
Pengolahan Kata
(word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan
dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word
Perfect, Open Office, dll
·
Surat Elektronik
(electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
·
Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan
menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali
menjadi bentuk audio saat dipanggil.
·
Kalender
Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris
manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah
kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang
sangat padat.
·
Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara
untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference callmerupakan bentuk
pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
·
Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
·
Konfrensi
Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para
anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
dipecahkan.
·
Transmisi
Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang
lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada
para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
·
Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan
pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
·
Desktop
Publishing
Penggunaan komputer untuk
menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan
layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer
laser.
2.
Faktor-faktor
yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
·
Jenis
Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
·
Pilihan pribadi,
manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan
memanfaatkan kalender elektronik.
·
Sumber daya OA
yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang
tersedia dalam perusahaan.
Daftar Pustaka :
1.
Liliana,2015
: http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html, (29 Mei 2015, 19:55)
2.
Rantauld, 2012
: https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-kantor/, (8
November 2012)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar